Ansprechpartner:
Mario Wagenbrenner, Ismena Pohlig, Sara Flader und Naomi Stegner. (Stand: 7.6.2024)
klaerungsstelle@ex-in.de
Basics zur Klärungsstelle
Die KLÄRUNGSSTELLE ist soll innerhalb des Vereins EX-IN Deutschland e.V.
- hilfreich (bei strittigen Themen und Störungen im Miteinander oder den Abläufen) und
- entlastend (z.B. für Vorstand und Geschäftsstelle)
sein und strittige oder konflikthafte Themen lösungsorientiert moderiert und zeitnah bereinigen.
Die Klärungsstelle hat keine Entscheidungsmacht bzgl. der eingehenden Fragen, Anliegen oder Beschwerden. Diese bleibt bei den lt. Satzung zuständigen gewählten Personen bzw. satzungsmäßigen Vereinsgremien.
Die Mitarbeitenden der Klärungsstelle übernehmen Prozessverantwortung, solange am Thema zu bleiben, bis eine abschließende Antwort / Entscheidung getroffen und kommuniziert ist.
Kommunikation und Arbeitsweise der Mitarbeiter der Klärungsstelle
- Jede Mail an die Klärungsstelle wird durch eine Automatisierte Antwort aus dem System bei Maileingang sofort bestätigt, die Bearbeitung und eine personalisierte Antwort durch die Klärungsstelle innerhalb 14 Tagen zugesichert.
- Das bedeutet noch nicht die abschließende Klärung des Sachverhaltes, sondern ein persönlicher Kontakt zur Weiterführung des Klärungsprozesses.
- Die Kommunikation zwischen Einreicher*innen von Anliegen/ Klärungsfällen oder Beschwerden und den bearbeitenden Personen (siehe oben) findet bis auf Weiteres nur online per Mail statt.
- Bei Bedarf bieten wir ein Zoom-Telefonat zur weiteren Besprechung der Klärungssache an.
- Die Mitarbeitenden der Klärungsstelle verständigen sich kurzfristig bei eingehenden „Fällen“ über die Bearbeitung und treffen sich routinemäßig 1x mtl. zu Absprachen (online). Sie entscheiden untereinander, wer einen „Fall“ beantwortet.
Die Klärungsstelle kann bei folgenden Sachverhalten angeschrieben und einbezogen werden:
- Wenn die Kommunikation mit dem Vorstand, der Geschäftsstelle oder anderen verantwortlichen (Standorten / Kursanbietenden / Vereinsstellen) klemmt oder nicht gelöste Unstimmigkeiten mit Vorstand und Geschäftsstelle lange bestehen
- Wenn Sie als Mitglied von EX-IN Deutschland e.V. nicht wissen an wen Sie sich mit Ihrem Anliegen wenden sollen
- Bei Konflikten im Verein, unter Mitgliedern
- Wenn Sie unzufrieden sind mit der Bearbeitung von Anliegen u. Prozessen innerhalb des Vereins
In Einzelfällen prüfen wir, ob wir hilfreich sein können
- bei Beschwerden über Probleme in Kursen
- Bei Beschwerden oder strittigen Fällen zur Zertifizierung bzw. Anerkennung von Kursanteilen
- bei Verbesserungsvorschlägen und Anregungen aufnehmen und weiterleiten
Laufzeit, Evaluation und Bericht an die Mitglieder
- die Pilotphase endete zum Juni 2024.
In der Jahrestagung wurden die neuen Mitglieder gewählt.
- wir sammeln Klärungs- und Beschwerdefälle, um ein Bild zu bekommen, welche Vorgänge, Themen und Prozesse im Verein klemmen oder ungelöst hängenbleiben oder zu Unzufriedenheiten führen. Dazu werden die „Falldaten“ gespeichert.